Asistente Ejecutivo para Operaciones de Ventas y Apoyo Personal

Sobre esta oportunidad

FreedUp coloca a Asistentes Ejecutivos talentosos con fundadores y directivos de empresas en crecimiento de Estados Unidos. Ahora busca a una persona proactiva y muy organizada para trabajar con un emprendedor estadounidense que dirige un negocio de venta de aviones privados (muchos de sus clientes potenciales llegan por su contenido en redes sociales) y es copropietario de una empresa de servicios de piscinas.

Será un rol detrás de escena: él atiende personalmente todas las llamadas con clientes y su onboarding. Tú serás quien mantenga todo en orden para que él se enfoque en lo que solo él puede hacer.

Perfil buscado

Buscan un verdadero "segundo cerebro": alguien que no se limite a seguir instrucciones, sino que revise cómo se hacen las cosas, detecte vacíos sin que se lo pidan y proponga qué tareas delegar a continuación. Debe ser rápido, discreto, disciplinado y cómodo combinando tareas de negocio con apoyo personal.

Qué harás

• Gestionar el CRM en Notion: mantener el pipeline de ventas de aviación al día (etapas, fechas del último contacto y próximos pasos), registrar nuevos negocios, señalar registros estancados y, tras cada llamada de ventas grabada en Zoom, usar la transcripción y Claude para crear la ficha y asignar seguimientos. Asumirás el CRM de forma gradual.
• Coordinar al equipo de ventas: dar seguimiento a dos vendedores, asegurar próximos pasos claros en cada negocio, dar visibilidad a las aeronaves publicadas y enviar resúmenes consolidados del estado del pipeline.
• Organizar archivos en Dropbox desde el primer día: pasar fotos, videos, fichas técnicas, folletos, informes de mantenimiento, contratos, LOIs, APAs y confirmaciones de depósito del correo a las carpetas correctas, siguiendo un SOP.
• Gestionar calendario y recordatorios: manejar su agenda de Outlook y la disponibilidad en Calendly, reprogramar reuniones y enviar cada noche un mensaje con el resumen del día siguiente.
• Reservar viajes: organizar de dos a tres viajes al mes, mayormente nacionales, comparando en Kayak y reservando por apps de aerolíneas según sus preferencias (vuelos directos, sin salidas muy temprano, asiento de salida de emergencia).
• Tareas personales y administrativas: trámites de registro vehicular, formularios, recordatorios de cumpleaños y aniversarios, regalos dentro de un presupuesto y nómina de la empresa de piscinas (unas seis personas).

Requisitos clave

• Experiencia como Asistente Ejecutivo, Coordinador de Ventas u otro rol de apoyo similar.
• Proactividad para auditar procesos y detectar brechas sin que se lo indiquen.
• Alta organización y atención al detalle.
• Rapidez y capacidad de respuesta: nunca debe quedarse esperando.
• Disciplina y profesionalismo.
• Inglés escrito y hablado excelente.
• Comodidad con tareas de negocio y personales.
• Alta discreción con información de clientes, finanzas y nómina.
• Disponibilidad de tiempo completo, de 9 AM a 5 PM hora central de EE. UU.
• Internet de alta velocidad confiable y un espacio de trabajo tranquilo en casa.

Deseable

• Buen sentido del humor y personalidad agradable.
• Experiencia con Notion como CRM.
• Soltura con herramientas de IA, en especial Claude.
• Experiencia en operaciones de ventas o apoyo en ventas de alto valor.
• Experiencia con GoHighLevel.

Herramientas y comunicación: Notion, Claude, Outlook, Dropbox, Zoom, Calendly, DocuSign, GoHighLevel, Kayak y apps de aerolíneas. La comunicación es principalmente por mensajes de texto, con llamadas cuando haga falta (no se usa Slack).

Beneficios de la posición

• Pago en USD
• Bono de fin de año y otros bonos aplicables
• Apoyo económico para seguro médico
• Vacaciones pagadas y días festivos
• Capacitación y acompañamiento continuo del equipo de FreedUp

¿Por qué considerar esta empresa?

FreedUp aspira a ser una de las mejores empresas estadounidenses para el talento de Latinoamérica y Filipinas, con un ambiente de apoyo y verdadero espacio para crecer.

Rango salarial

USD 1,000 - 1,700 al mes, según experiencia.

¿Te interesa? Aplica directamente desde el enlace de la vacante.