Especialista en Gestión de Archivos y Datos Administrativos

Sobre esta oportunidad

Buscamos un profesional detallista y comprometido para que se una a nuestro equipo como Especialista en Gestión de Archivos y Datos Administrativos. En este rol remoto, serás responsable de mantener nuestros sistemas de información organizados, precisos y accesibles. Tu trabajo será fundamental para que nuestras operaciones diarias fluyan sin interrupciones y que todos los equipos tengan acceso rápido a la información que necesitan.

Si te apasiona mantener todo en orden, tienes ojo para los detalles y disfrutas trabajando de forma independiente desde casa, esta podría ser la oportunidad perfecta para ti.

Perfil buscado

Buscamos a alguien que combine precisión técnica con capacidad de trabajar autónomamente. Eres el tipo de persona que nota cuando algo no está en su lugar, que sigue procesos consistentemente y que entiende la importancia de la confidencialidad y el cumplimiento normativo. Preferiblemente tienes experiencia previa en gestión de registros, apoyo administrativo o control de documentos, pero lo más importante es tu atención al detalle y tu compromiso con la exactitud.

Requisitos clave

• Experiencia en gestión de registros, apoyo administrativo, trabajo clerical o control de documentos (preferible)
• Atención excepcional al detalle con capacidad de seguir convenciones de nomenclatura y reglas de archivo de forma consistente
• Comodidad manejando información confidencial y siguiendo procedimientos estrictos de seguridad
• Conocimientos básicos de informática: sistemas de archivos, hojas de cálculo, PDFs y herramientas colaborativas
• Capacidad de trabajar independientemente en un entorno remoto
• Habilidades de comunicación claras para coordinar con diferentes departamentos

Responsabilidades principales

• Recepción e indexación: Recibir archivos de bandejas compartidas, portales, sistemas de tickets internos y carpetas en la nube. Verificar tipo de documento, campos requeridos, firmas y anexos. Indexar cada registro con metadatos estándar (ID de cliente/proyecto, fecha, categoría, versión, región).
• Organización de documentos: Aplicar convenciones de nomenclatura estandarizadas y estructuras de carpetas. Convertir formatos cuando sea necesario (fusionar/dividir PDFs, convertir imágenes a PDF, compresión, versionado). Mantener librerías controladas (final vs borrador vs archivado) incluyendo etiquetas de retención.
• Control de calidad: Realizar verificaciones diarias de duplicados, archivos mal clasificados, páginas faltantes y escaneos ilegibles. Señalar excepciones y derivarlas al propietario correspondiente con notas claras. Mantener registros de errores y contribuir a mejoras de procesos.
• Gobernanza y cumplimiento: Manejar registros sensibles con controles de acceso estrictos y confidencialidad. Seguir cronogramas de retención, instrucciones de retención legal y reglas de eliminación/archivo. Apoyar auditorías extrayendo registros rápidamente y documentando la cadena de custodia.
• Colaboración: Coordinar con equipos de RRHH, Finanzas, Operaciones, Legal o Atención al Cliente para aclarar requisitos. Proporcionar actualizaciones sobre acumulación de trabajo, tiempos de respuesta y problemas encontrados.

Herramientas que utilizarás

• Almacenamiento en la nube (Google Drive, SharePoint, Dropbox)
• Herramientas de documentos (Adobe Acrobat o equivalentes)
• Hojas de cálculo y herramientas de productividad básicas
• Sistemas de tickets (Jira, Asana, ServiceNow)
• Plataformas de firma electrónica

Métricas de éxito

• Tasa de exactitud (porcentaje de errores en clasificación o metadatos)
• Tiempo de respuesta desde recepción hasta archivo
• Tamaño del acumulado de trabajo y productividad diaria
• Velocidad y completitud en recuperación para auditorías
• Adherencia al cumplimiento normativo (controles de acceso, etiquetado de retención)

Beneficios de la posición

• Trabajo 100% remoto con flexibilidad de horario
• Contrato a tiempo completo con estabilidad laboral
• Oportunidad de trabajar en un rol clave que impacta directamente las operaciones de la empresa
• Desarrollo de habilidades en gestión de información y sistemas administrativos
• Ambiente colaborativo donde tu trabajo es valorado y esencial

Cómo aplicar

Al aplicar, por favor menciona la palabra TANTALIZE y el código #RMjYwNTo2NDQwOmQwMDA6MTQ6OjIy en tu solicitud. Esto nos ayuda a confirmar que has leído completamente esta vacante y a filtrar aplicaciones genuinas. Es una medida que utilizamos para asegurar que nos están contactando candidatos reales e interesados.

Rango salarial

No especificado por la empresa.

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